All’inizio di agosto, precisamente il 7, la Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) del Ministero della Giustizia ha emanato un nuovo decreto regolamentare che introduce importanti aggiornamenti nelle specifiche tecniche riguardanti i processi telematici, sia civili che penali, nella Giustizia Ordinaria.
Dopo mesi di attesa dovuti alla necessità di acquisire i pareri dell’Agid e del Garante per la Privacy, finalmente è stato completato il processo di revisione delle norme precedenti, risalenti al D.M. n. 44/2011, con l’ultima modifica avvenuta nel 2023. Questi pareri hanno giocato un ruolo cruciale nell’adattamento delle nuove regole alla riforma Cartabia.
Le nuove direttive sostituiscono le vecchie regolamentazioni e introducono dettagli fondamentali, come le procedure da seguire in caso di data breach nei sistemi di giustizia.
Novità Principali e Data di Entrata in Vigore
Le nuove regole entreranno ufficialmente in vigore il 30 settembre e sono state pubblicate sul Portale dei servizi telematici, dove è possibile scaricare il testo completo del provvedimento.
Tra le innovazioni più rilevanti troviamo l’ampliamento dei formati di documenti ammessi nei processi telematici, inclusi file video e audio, l’accettazione automatica dei depositi difensivi e civili, e l’aumento della capacità della busta telematica. Tuttavia, non saranno più consentiti depositi che non siano effettuati tramite PEC.
Un altro obiettivo del regolamento è armonizzare le regole tra i processi telematici civili e penali, laddove possibile.
Residualità dell’Analogico nei Processi Telematici
Nonostante l’avanzamento della digitalizzazione, alcune disposizioni continuano a prevedere l’uso di documenti analogici. Ad esempio, i magistrati potranno ancora redigere i propri provvedimenti su carta, con l’obbligo per il cancelliere o il segretario dell’ufficio giudiziario di convertirli in formato PDF e inserirli immediatamente nel fascicolo informatico, come previsto dall’articolo 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Nel procedimento penale, anche le parti che formano personalmente atti analogici, se depositati come atto principale, possono scansionare e depositare il documento in bianco e nero con una risoluzione di 200 dpi.
Inoltre, la procura alle liti dovrà essere prodotta in formato PDF o PDF/A, privo di elementi attivi, e firmata digitalmente dal difensore.
Gestione dei Dati Personali e Responsabilità
Il nuovo regolamento specifica compiti e responsabilità per tutti gli attori coinvolti nell’infrastruttura informatica della Giustizia. Il Ministero della Giustizia è il principale responsabile della gestione e organizzazione del portale dei servizi telematici, curandone lo sviluppo, il funzionamento e la manutenzione, e agisce come Responsabile del trattamento dei dati per conto degli organi giudiziari.
Gli organi giudiziari, d’altro canto, rimangono i Titolari del trattamento nell’ambito delle loro funzioni giurisdizionali e devono segnalare tempestivamente al Ministero eventuali incidenti di sicurezza, oltre a valutare i rischi e adottare misure appropriate in caso di violazioni.
I gestori dei punti di accesso forniscono servizi di connessione al portale dei servizi telematici, operando come Titolari o Responsabili del trattamento, a seconda delle circostanze.
Automazione nei Depositi Telematici Civili
Le nuove specifiche tecniche introducono un sistema automatizzato per l’accettazione degli atti nei procedimenti civili. Dopo il deposito tramite PEC, la busta telematica viene inviata all’ufficio giudiziario, dove un sistema verifica la conformità dei documenti. In caso di errori, vengono segnalate anomalie di diverso tipo (WARN, ERROR, FATAL), con conseguenti azioni necessarie.
Se non ci sono anomalie, il sistema ministeriale procede all’accettazione automatica degli atti depositati.
Trasmissione degli Atti nel Processo Penale
Nel contesto del processo penale, gli atti vengono trasmessi agli uffici del pubblico ministero tramite il Portale delle Notizie di Reato (PNR). La procedura prevede la nomina di referenti interni e l’accreditamento tramite un certificato di accesso, necessario per gestire e distribuire i certificati agli uffici competenti.
Gli atti informatici devono rispettare specifici requisiti di legge, con un limite di 60 MB per gli allegati e l’utilizzo di firme digitali CAdES o PAdES.
Conclusioni e Implicazioni per il Futuro
Il nuovo regolamento segna un passo importante verso la completa digitalizzazione dei processi civili e penali, pur mantenendo alcune eccezioni per l’uso di documenti analogici. La maggiore automazione e l’introduzione di nuovi formati documentali rappresentano significativi miglioramenti per l’efficienza del sistema giudiziario italiano, garantendo al contempo una maggiore sicurezza nel trattamento dei dati personali.
L’entrata in vigore di queste nuove specifiche tecniche non solo modernizza la gestione della giustizia, ma uniforma anche le procedure tra i diversi ambiti giurisdizionali, preparando il terreno per ulteriori innovazioni future.
